La svolta digitale nei rapporti con la Pubblica Amministrazione è stata stabilita con la Legge n. 244/2007 (Finanziaria per il 2008) e solo dopo sei anni il Ministro dell'economia e delle finanze è riuscito nell'intento di emanare il decreto 3 aprile 2013 n. 55 per la sua realizzazione e regolamentazione: già dal 6 giugno 2014 alcuni enti della Pubblica Amministrazione non accettano più fatture che non siano trasmesse in forma elettronica.

Purtroppo non basta la PEC e un file pdf per digitalizzare una fattura, ma è stato istituito un sistema informatico di interscambio che coinvolge un ente centrale, quello delle Agenzie delle Entrate che si occupa dello smistamento delle fatture, ed enti terzi come i liberi professionisti e le Pubbliche Amministrazioni. 

La digitalizzazione delle fatture comporta un risparmio per la Pubblica Amministrazione stimato in diversi miliardi di euro. Inoltre, la fattura elettronica è considerata più affidabile e garantisce immutabilità dei contenuti nel tempo e un’archiviazione sicura e automatica.

Vediamo nel dettaglio le caratteristiche specifiche che la fattura elettronica richiesta dal decreto deve rispettare:

-      il contenuto deve essere rappresentato attraverso un file XML (eXtensible Markup Language) che è l'unico formato accettato dal Sistema di Interscambio (sistema informatico utilizzato dall'Agenzia delle Entrate per ricevere le fatture sotto forma di file XLM, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie);

-      La fattura deve essere completata con la firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;

-      Per consentire al Sistema di Interscambio (SDI) di recapitare correttamente le fatture a tutti i soggetti, i destinatari della fattura elettronica devono essere identificati univocamente da un codice.

E’ possibile a questo proposito consultare l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) che costituisce l'archivio ufficiale contenente i riferimenti degli Enti Pubblici e i codici univoci degli uffici abilitati alla ricezione delle fatture elettroniche.

Il Ministero dell'Economia e delle Finanze fornisce, inoltre, servizi e strumenti informatici per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture nel formato previsto dal Sistema di Interscambio ed esempi pratici delle nuove fatture accettate.

Sembrerebbe che la digitalizzazione avvenga nelle piccole medie imprese più che nelle Pubbliche Amministrazioni e che i ritardi adesso imputati alle Pubbliche Amministrazioni saranno attribuiti ai professionisti.

Intanto, le imprese devono attrezzarsi per garantire la conservazione delle fatture elettroniche per 10 anni e prepararsi al 31 marzo 2015, quando saranno coinvolti dalla normativa i restanti enti nazionali e gli enti locali.